BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH HẬU GIANG > Giới thiệu > Cơ cấu tổ chức > Phòng ban

phòng tổ chức HÀNH CHÍNH

1. CHỨC NĂNG

Phòng Tổ chức - Hành chính (TC - HC) là đơn vị trực thuộc Bệnh viện Đa khoa Hậu Giang. Thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, giúp việc cho Giám đốc và Ban Giám đốc về tổ chức quản lý nhân sự, chế độ tiền lương, các chế độ chính sách theo đúng quy định của pháp luật và của đơn vị; thực hiện công tác hành chính, văn phòng, công tác bảo vệ tài sản, an ninh, trật tự trong và ngoài Bệnh viện.

Tham mưu cho Ban Giám đốc công tác quy hoạch, quản lý cơ sở vật chất trong Bệnh viện; quản lý giám sát việc sửa chữa thường xuyên cá c công trình nhà cửa, vật kiến trúc, hệ thống điện nước, điện thoại; quản lý cảnh quan môi trường; theo dõi và quản lý việc mua sắm, bảo quản và thanh lý phần cơ sở vật chất của Bệnh viện.

Thực hiện sự chỉ đạo của Ban Giám đốc cũng như sự chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên và các cơ quan chức năng có liên quan về công tác Tổ chức - Hành chính.

2. NHIỆM VỤ

2.1 Tổ chức nhân sự, lao động tiền lương:

Căn cứ quy chế và yêu cầu phát triển của đơn vị, tham mưu cho Ban Giám đốc về tổ chức bộ máy nhân sự, đề xuất xếp lương và ký hợp đồng lao động đúng quy định pháp luật, theo quy định của Sở Nội vụ, Sở Y tế về biên chế được giao.
Thực hiện công tác tuyển dụng, hợp đồng theo đúng quy trình, quy định của Bệnh viện. Quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ, viên chức và người lao động đúng quy định
Sắp xếp tổ chức bộ máy, phối hợp với các phòng, khoa, xây dựng chức năng, nhiệm vụ cụ thể, xác định chức trách (quyền hạn, trách nhiệm, quan hệ công tác, làm việc của các phòng, khoa và cá nhân trong Bệnh viện). Theo dõi, đôn đốc các phòng, khoa và cá nhân thực hiện chức năng nhiệm vụ, chế độ công tác và lề lối làm việc đã được quy định
Chủ động phối hợp với Khoa/phòng về nhu cầu đào tạo về chuyên môn để tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác quy hoạch, bổ nhiệm, đào tạo, 2 bồi dưỡng nâng cao trình độ, chính trị, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức và người lao động.
Phối hợp với phòng Tài chính kế toán thực hiện các quy định của Nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ của Bệnh viện về chế độ tiền lương, tiền thưởng cho viên chức và người lao động.
Theo dõi đề xuất nâng bậc lương theo quy định đúng thời hạn, giải quyết chế độ thôi việc, chế độ bảo hiểm, tai nạn lao động cho người lao động.
Hàng năm, phối hợp với tổ chức Công đoàn trang bị đồng phục bảo hộ lao động, tổ chức tham quan nghỉ mát cho viên chức và người lao động theo chế độ, Tham mưu công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.
Quản lý, theo dõi tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện ngày, giờ công tại các Khoa/Phòng.
Lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các phòng/ khoa, các bộ phận trực thuộc Bệnh viện, theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.
Phân công nhân sự, trình độ và năng lực có thời hạn theo quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng.

2.2 Tổ Hành chính- Quản trị văn phòng:

2.2.1 Công tác hành chính:

Thực hiện việc in ấn các tài liệu phục vụ các mặt công tác của Bệnh viện, phân phối báo chí và cho các đơn vị trong Bệnh viện.
Cấp giấy giới thiệu, công lệnh đi đường cho Cán bộ, viên chức và người lao động được cử đi công tác. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác tại Bệnh viện.
Quản lý con dấu của Bệnh viện, đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng qui định về thể thức thủ tục hành chính.
Tiếp nhận, phát hành, lưu trữ bảo quản công văn đi, đến theo đúng quy định hiện hành, mọi trường hợp mất mát phải kịp thời báo cáo Ban Giám đốc để có biện pháp xử lý, hướng dẫn các Khoa/Phòng về thể thức và lưu trữ văn bản.
Thực hiện các báo cáo về hoạt động của trường theo định kỳ: tuần, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc và của cơ quan cấp trên.
Thư ký các cuộc họp thường kỳ và đột xuất của Ban Giám đốc, Hội đồng Bệnh viện, các Hội nghị trong Bệnh viện.
Tổ chức trang trí, phục vụ cho công tác hội nghị, sơ kết, tổng kết, tiếp khách.
Chúc mừng các đơn vị có quan hệ công tác, hỗ trợ, giúp đỡ Bệnh viện nhân các ngày lễ, tết, ngày truyền thống của ngành v.v…
Phối hợp với Công đoàn, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, các Phòng chức năng trong Bệnh viện tổ chức kỷ niệm các ngày lễ.

2.2.2 Quản trị văn phòng:

Phối hợp quản lý công tác đầu tư xây dựng, thống kê, lập hồ sơ lưu trữ và quyết toán các hạng mục công trình được giao thực hiện.
Căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ và thực tế yêu cầu công tác, xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện mua sắm, quản lý, sửa chữa và bảo trì các thiết bị, các tài sản khác của Bệnh viện và các Khoa/Phòng; trang bị, đề xuất việc điều chuyển các thiết bị, phương tiện làm việc; mua văn phòng phẩm, vật tư, vật dụng, công cụ, dụng cụ, trang thiết bị phục vụ cho hành chính và làm việc của các Phòng/Khoa trên tinh thần tiết kiệm, chống lãng phí.
Phối hợp với phòng Tài chính kế toán quản lý tài sản, thiết bị làm việc trong toàn Bệnh viện theo quy định về quản lý tài sản. - Trực tiếp thực hiện công tác quản lý bảo trì và sửa chữa cơ sở vật chất, vật dụng văn phòng, điện thoại, điện nước, xe chuyên dùng, trang thiết bị điện tử văn phòng v.v…
Trực tiếp điều hành công tác của tổ bảo vệ và tổ phục vụ, xây dựng cơ sở văn minh sạch đẹp. Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn trong Bệnh viện, xây dựng lực lượng tự vệ và thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy theo đúng Pháp lệnh phòng cháy chữa cháy và sự hướng dẫn chỉ đạo của công an địa phương.
Sắp xếp, điều xe công tác theo kế hoạch của Ban Giám đốc giao

2.2.3 Tổ công xa:

Thực hiện phương châm “an toàn trong mỗi chặn đường”.
Quản lý, vận hành phương tiện cấp cứu và vận chuyển người bệnh nhanh chóng, kịp thời và an toàn.
Bảo quản phương tiện, kiểm tra định kỳ, bảo trì, bảo dưỡng.
Thực hiện đúng qui định, sử dụng đúng mục đích, chấp hành nghiêm luật giao thông.
Phải chuẩn bị phương tiện trong tư thế sẵn sàng 24/24.

2.2.4 Tổ Điện, nước:

Quản lý tất cả các loại máy (máy phát điện, máy điều hòa, các loại quạt) hướng dẫn sử dụng hợp lý, tất cả đều phải có bảng hướng dẫn, nội dung sử dụng, an toàn khi vận hành, có cập nhật đầy đủ lý lịch theo dõi.
Quản lý điện thắp sáng, đảm bảo cung cấp điện, an toàn sử dụng trong toàn bệnh viện.
Đảm bảo kỹ thuật đường ống dẫn nước: Mắc đúng kỹ thuật, đảm bảo không tiêu hao ống, giảm lực chảy.
Thường xuyên kiểm tra an toàn về điện, kiểm tra nguồn nước, các val, đường ống đảm bảo và khi có sự cố sữa chữa kịp thời, kết hợp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí về điện, nước trong toàn Bệnh viện.
Tham gia công tác PCCC: kiểm tra vận hành máy bơm chữa cháy, kiểm tra các thiết bị PCCC như vòi, lăng….

2.2.5 Tổ Công nghệ thông tin:

Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển CNTT, chuyển đổi số và làm đầu mối tổ chức thực hiện chiến lược, kế hoạch, chương trình phát triển CNTT;
Quản lý kết cấu hạ tầng CNTT (các thiết bị CNTT, hệ thống mạng và phần mềm quản lý) hoạt động ổn định, đáp ứng nhu cầu ứng dụng CNTT của bệnh viện.
Quản lý kỹ thuật Website, hệ thống máy chủ và mạng cục bộ, việc truy cập internet, hệ thống camera an ninh, triển khai các giải pháp bảo đảm an toàn và bảo mật cho hệ thống mạng, hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu của đơn vị.
Xây dựng các quy trình nghiệp vụ về hoạt động CNTT.

3. TỔ CHỨC

Phòng TC-HC là một bộ phận quản lý trong bộ máy tổ chức của Bệnh viện Đa khoa Hậu Giang, chịu sự lãnh đạo của Ban Giám đốc, được điều hành trực tiếp của 01 Phó Giám đốc do Giám đốc phân công. Phó Giám đốc điều hành các hoạt động của phòng chủ yếu thông qua Trưởng phòng hoặc điều hành trực tiếp.
Số lao động của phòng có 31 người (05 hợp đồng), cơ cấu 01 Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng và 5 Tổ trực thuộc (Tổ Hành chính 05 + 02 hợp đồng, Tổ Nhân sự 04 (02 hợp đồng), Tổ Công xa 04, Tổ Điện 05, Tổ Công nghệ thông tin 07, riêng Tổ Bảo vệ thực hiện theo hợp đồng do Phòng quản lý điều hành